Zásady ochrany osobných údajov

Ochrana vášho súkromia pri spracúvaní osobných údajov je pre nás dôležitou záležitosťou. Z toho dôvodu sme pre vás tento pripravili dokument, v ktorom sú upravené Základné zásady spracúvania osobných údajov. Odporúčame vám aby ste si tento dokument prečítali, pričom veríme, že vás ubezpečí že vaše osobné údaje budú spracúvané v nevyhnutnom rozsahu, bezpečne a profesionálne.

Pri ochrane osobných údajov je pre nás východiskovým dokumentom Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „GDPR“). GDPR bolo následne transponované do vnútroštátneho Zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“).

UPRACME SLOVENSKO, o.z. rešpektuje a chráni osobné údaje dotknutých osôb, s ktorými príde do kontaktu. V tomto dokumente vám poskytujeme všetky informácie potrebné k tomu, aby ste boli oboznámení s tým, aké osobné údaje získavame, na aké účely ich spracúvame, s kým ich zdieľame, aké máte práva a ako nás môžete kontaktovať v prípade ďalších otázok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov.

UPRACME SLOVENSKO, o. z.
So sídlom: P. V. Rovnianka 5136/9, 036 01 Martin
IČO: 52 271 986
Zapísané v evidencii Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, reg.č.: VVS-1-900/90-56088
Email: info@upracmeslovensko.sk
Telefónne číslo: +421 902 851 275

Pojmom osobné údaje sa v zmysle § 2 Zákona rozumejú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby. Identifikovateľná je tá fyzická osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, priezvisko, identifikačné číslo, email, telefónne číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

Osobné údaje spracúvame len v nevyhnutnom rozsahu a na dosiahnutie konkrétneho účelu spracúvania. Tento účel je vždy vymedzený pred samotným získaním osobných údajov, pričom bez spracúvania osobných údajov by tento legitímny účel nebolo možné dosiahnuť.

Vaše osobné údaje spracúvame na základe nasledovných zákonných ustanovení:

  • § 5 písm. a/ Zákona: súhlasom dotknutej osoby je akýkoľvek vážny a slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby vo forme vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu, ktorým dotknutá osoba vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov.
  • § 13 ods. 1 písm. b/ Zákona: spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
  • § 7 ods. 1 Zákona: Osobné údaje sa môžu získavať len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom; ďalšie spracúvanie osobných údajov na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel.
  • § 13 ods. 1 písm. f/: spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné naúčel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany okremprípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutejosoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutouosobou dieťa.
  • Našim oprávneným záujmom je napr. záujem na získavaní nových členov do nášho združenia, zvyšovanie povedomia o životnom prostredí a informovanie o nadchádzajúcich udalostiach nášho združenia.

Pri poskytovaní našich služieb a pri tvorení našich kreatívnych riešení môžeme spracúvať nasledovné kategórie osobných údajov:

  • Identifikačné údaje akými sú napríklad váš titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu.
  • Kontaktné údaje akými sú napríklad adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Fotografie a video nahrávky vyhotovené na upratovacích podujatiach alebo iných podujatiach organizovanými Upracme Slovensko, na ktorých je vaša podobizeň.
  • Ak ste fyzická osoba: podnikateľ, môžeme spracúvať aj vaše osobné údaje ako IČO, DIČ, IČ-DPH, obchodné meno a miesto podnikania.
  • Ak ste právnická osoba, tak spracúvame vaše osobné údaje ako obchodné meno, sídlo, IČO, DIČ, IČ DPH.
  • Ak ste škola / alebo zástupca školy, spracúvame vaše osobné údaje ako názov školy, adresa, údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Údaje o osobách konajúcich v mene právnických osôb ako napríklad osobné údaje o konateľoch, členoch predstavenstva, poverených či splnomocnených osobách.
  • Údaje súvisiace s používaním našich webových stránok, akými sú napríklad súbory cookies.
  • Údaje o pridelení IP adresy
  • Údaje pochádzajúce z verejne prístupných zdrojov, ako napr. údaje uvedené na sociálnych sieťach (napr. váš profil na Facebook-u a Instagram-e).

V niektorých prípadoch potrebujeme osobné údaje ktoré ste nám poskytli postúpiť aj iným subjektom. Ubezpečujeme vás, že týmto subjektom postupuje osobné údaje len v nevyhnutných prípadoch a v nevyhnutnom rozsahu. Dovoľujeme si vás informovať, že kategórie príjemcov sa môžu meniť vzhľadom na konkrétny účel spracúvania osobných údajov.

Príjemcovia / kategórie príjemcov osobných údajov

  • Oprávnené osoby v rámci občianskeho združenia
  • Aby sme si splnili povinnosti vyplývajúce nám z právnych predpisov a z požiadaviek štátnych alebo iných orgánov, sprístupňujeme vaše osobné údaje aj orgánom činným v trestnom konaní, súdom, exekútorom a pod.

Osobné údaje od vás získavame vždy na konkrétny, vopred stanovený účel. Nakoľko náš záber poskytovaných služieb je široký, osobné údaje získavame na rôzne účely. Týmito účelmi sú napríklad:

  • Evidencia členov OZ, organizátorov a dobrovoľníkov: Vaše osobné údaje sa spracúvajú na účely evidencie členstva medzi dobrovoľníkmi, organizátormi alebo členmi OZ prostredníctvom registračného formulára na webovej stránke www.upracmeslovensko.sk alebo zaslaním oficiálnej žiadosti o členstvo v OZ Upracme Slovensko. Pre fyzické osoby spracúvame osobné údaje v tomto rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, IČO, DIČ, IČ-DPH, emailová adresa, telefónne číslo, osobné údaje o konateľoch, členoch predstavenstva, poverených či splnomocnených osobách. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Komunikácia s vami: Na to aby sme vás mohli kontaktovať spracúvame vaše osobné údaje v rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, emailová adresa, telefónne číslo. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, osobné údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Priamy marketing: Vaše osobné údaje v rozsahu fotografie a video nahrávky sa spracúvajú na účely propagácie aktivít Upracme Slovensko na webe Upracme Slovensko, sociálnych sieťach, článkoch alebo tlačových správach do médií. Ďalej sa spracúvajú na účely prezentácie Upracme Slovensko na konferenciách, workshopoch, edukačných kurzoch a na účely tvorby reklamných video spotov.
  • Zaslanie pozvánok na podujatie: Z dôvodu zasielania pozvánok na podujatie spracúvame vaše osobné údaje v rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, emailová adresa, telefónne číslo. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, osobné údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Potvrdenie účasti na podujatí: V prípade overovania si vašej účasti na podujatí spracúvame vaše osobné údaje v rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, emailová adresa, telefónne číslo. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, osobné údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Výherné súťaže: Vaše osobné údaje spracúvame v prípade vašej účasti vo výhernej súťaži v rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, IČO, DIČ, IČ-DPH, emailová adresa, telefónne číslo, osobné údaje o konateľoch, členoch predstavenstva, poverených či splnomocnených osobách. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Promo aktivita / prezentácia: Vaše osobné údaje sú zhromažďované v prípade vašej účasti na promo aktivitve alebo prezentácií v rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu, fotografia alebo video nahrávka. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, IČO, DIČ, IČ-DPH, emailová adresa, telefónne číslo, osobné údaje o konateľoch, členoch predstavenstva, poverených či splnomocnených osobách, fotografie a video nahrávky členov, zamestnancov a zástupcov. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo, fotografie a video nahrávky študentov, učiteľov a zástupcov školy.
  • Fakturácia: Vaše osobné údaje sa spracúvajú na účely vystavenia faktúr a na účely prijímania a evidovania platieb, resp. pohľadávok: poskytnutie osobných údajov je v tomto prípade zákonnou požiadavkou. Pre fyzické osoby spracúvame osobné údaje v tomto rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, IČO, DIČ, IČ-DPH, emailová adresa, telefónne číslo, osobné údaje o konateľoch, členoch predstavenstva, poverených či splnomocnených osobách. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Vedenie evidencie na upratovaniach: Vaše osobné údaje sú spracované za účelom vedenie evidencie na samotných upratovacích podujatiach v nasledovnom rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, emailová adresa, telefónne číslo. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, osobné údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo, osobné údaje študentov ako meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.
  • Organizovanie podujatí: S cieľom odstraňovania odpadu, edukačných projektov na školách, propagačné a vzdelávacie podujatia v podobe kurzov a školení. Vaše osobné údaje sú spracované za účelom pozvania vás na podujatie a vedenie evidencie účastníkov v nasledovnom rozsahu: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, emailová adresa, telefónne číslo, adresa trvalého pobytu. V prípade právnickej osoby alebo zastupovania právnickej osoby sú to tieto osobné údaje: obchodné meno, sídlo resp. miesto podnikania, IČO, DIČ, IČ-DPH, emailová adresa, telefónne číslo, osobné údaje o konateľoch, členoch predstavenstva, poverených či splnomocnených osobách. V prípade škôl a ich zástupcov spracúvame tieto osobné údaje: názov školy, adresa, údaje zástupcu ako titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo, osobné údaje študentov ako meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, emailová adresa a telefónne číslo.

Vo všeobecnosti, osobné údaje budú našim občianskym združením spracúvané len na nevyhnutnú dobu a vždy po dobu stanovenú platnými právnymi predpismi. Dĺžka uchovávania osobných údajov ďalej závisí od účelu, pre ktorý osobné údaje spracúvame.

Osobné údaje nám poskytnuté na účely plnenia zmluvy s vami ako dotknutou osobou uchovávame počas celej doby trvania zmluvy a po skončení zmluvného vzťahu do uplynutia všetkých premlčacích lehôt týkajúcich sa práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu, inak vždy po dobu 5 rokov od skončenia zmluvného vzťahu. V prípade, ak dotknutá osoba uplatní voči nám akýkoľvek nárok, resp. v prípadne zahájenia súdneho, správneho či iného konania, ktoré by sa týkali danej zmluvy či služby poskytovanej na jej základe, budeme za účelom ochrany našich oprávnených záujmov spracúvať potrebné osobné údaje dotknutej osoby do úplného a konečného vysporiadania všetkých sporných nárokov, resp. do právoplatného rozhodnutia, ktorým sa skončia príslušné konania a uplynutia premlčacej doby k výkonu príslušného právoplatného rozhodnutia dosiahnutého v danom konaní.

Ak ide o spracovanie osobných údajov založené na udelení vášho súhlasu, vaše osobné údaje spracúvame do vášho odvolania tohto súhlasu, napr. osobné údaje získané na marketingové účely alebo prostredníctvom cookies spracúvame po celú dobu trvania tohto súhlasu na marketingové účely, resp. súhlasu s používaním cookies.

Osobné údaje, ktoré súvisia s vašim užívateľským kontom uchovávame, kým máte konto zriadené, keďže sú nevyhnutné na to, aby sme vedeli pre vás konto prevádzkovať.

Vaše osobné údaje aktívne do tretích krajín mimo EÚ neprenášame. Niektorí partneri, s ktorými pri spracúvaní osobných údajov spolupracujeme, však takéto prenosy realizujú, a to konkrétne do USA. Osoby, ktorým v USA tieto údaje sprístupňujú, dodržiavajú podmienky US-EU Privacy Shield a tým poskytujú primeranú úroveň ochrany pre vaše osobné údaje.

Staráme sa o bezpečnosť vašich údajov a nakladáme s nimi len v súlade s platnými právnymi predpismi, vrátane GDPR a Zákona. Dôraz kladieme na bezpečnostné, technické, organizačné a personálne zabezpečenie spracúvaných údajov.

Osobné údaje v elektronickej forme uchovávame v databázach a systémoch, ktoré chránime pred akýmkoľvek poškodením, zničením, stratou či iným zneužitím. Prístup do nich majú len osoby, ktoré s osobnými údajmi potrebujú nakladať s ohľadom na účel spracúvania osobných údajov. Kvalitu zabezpečenia osobných údajov pravidelne kontrolujeme a vylepšujeme.

Ak ste dotknutá osoba, máte určité práva, medzi ktoré patria právo na prístup k osobným údajom, právo na ich opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania, právo namietať proti spracúvaniu, právo na prenosnosť údajov, právo svoj súhlas so spracovaním osobných údajov odvolať a právo podať sťažnosť dozornému orgánu.

  • Právo na prístup: Máte právo získať od nás potvrdenie o tom, či sa spracúvajú vaše osobné údaje, a ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto údajom a ich kópiu. Na požiadanie vám teda poskytneme všetky informácie ohľadom spracovania vašich osobných údajov.
  • Právo na opravu: Máte právo na to, aby sme opravili vaše nesprávne osobné údaje a doplnili ich, ak sú neúplné.
  • Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“): Vaše osobné údaje mažeme, (i) ak už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali, (ii) v prípade odvolania súhlasu, (iii) ďalej na základe námietok proti spracúvaniu, ak neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie, (iv) ak je to potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, (v) prípadne ak by sa preukázalo, že vaše osobné údaje boli spracúvané nezákonne. Toto právo však neplatí absolútne. Existujú prípady, kedy sa toto neaplikuje, napríklad v prípade, ak je to potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
  • Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov: Máte právo na to, aby sme obmedzili spracúvanie, pokiaľ (i) ste napadli správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho overiť správnosť osobných údajov, (ii) spracúvanie je protizákonné a vy namietate proti vymazaniu osobných údajov a žiadate namiesto toho obmedzenie ich použitia; (iii) už nepotrebujeme osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov; (iv) namietate voči spracúvaniu, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na našej strane prevažujú nad vašimi oprávnenými dôvodmi.
  • Právo namietať proti spracúvaniu: Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa vykonáva na právnom základe nevyhnutnosti na účely oprávnených záujmov, ktoré sledujeme my alebo tretia strana.
  • Právo na prenosnosť údajov: V prípade, že o vás spracovávame osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, v elektronickej podobe na základe zmluvy alebo súhlasu, máte právo, aby sme ich odovzdali tretej osobe v bežne používanej a strojovo čitateľnej podobe.
  • Právo odvolať súhlas: Ak je spracúvanie založené na základe vášho súhlasu, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.
  • Právo podať sťažnosť: Ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov je v rozpore s GDPR alebo inými právnymi predpismi na ochranu osobných údajov, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorý dohliada na našu činnosť. V Slovenskej republike je ním:

    Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
    Hraničná 12
    820 07 Bratislava 27
    statny.dozor@pdp.gov.sk
    +421 /2/ 3231 3214
    www.dataprotection.gov.sk

Tieto zásady môžu byť priebežne menené.

V prípade ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky týkajúce sa spracovania osobných údajov, zašlite nám email na adresu info@upracmeslovensko.sk alebo nás kontaktujte na telefónnom čísle +421 902 851 275.